Compras¶
Módulo responsável pelo registro, controle e acompanhamento de todos os movimentos referentes ao recebimento de mercadorias e/ou produtos.
Menu - Tabelas¶
Estado: Cadastro dos estados
Feriado: O cadastro de feriados no sistema é de grande importância pois auxiliará no controle de vencimentos e pagamentos das duplicatas/boletos
Moeda: Cadastro dos tipos de moedas(real,dólar,etc.) que serão usadas no sistema
Índice: Cadastro de índices que serão refletidos durante os lançamentos financeiros
Histórico padrão: Cadastro padrão de históricos que serão utilizados durante o lançamento de notas fiscais
Operação: Cadastro das formas de pagamento e de vencimentos que serão utilizadas durante o lançamento de notas fiscais
Documento: Cadastro dos tipos de documentos que serão utilizados nos lançamentos
Categoria: Cadastro da classificação financeira da receita ou da despesa
Centro de Custo: É uma classificação contábil que permite a melhor identificação da unidade/empresa geradora da despesa e/ou receita
Filial: Cadastro da filial a ser utilizada no sistema
Local: Cadastro dos locais físicos,que indicará para onde o serviço/mercadoria será enviado/executado.
Conta Corrente: Cadastro das contas correntes, poupanças, contas de aplicação e caixas da empresa.
Unidade: Cadastro das unidades de medidas utilizada para os produtos
Grupo de Produtos: Subdivide os produtos em famílias
Produto: Lista o cadastro dos produtos
Caracterísitcas: Apresenta as caracterísicas gerais dos produtos
Cor: (em elaboração)
Múnicipio: Lista o cadastro dos municípios
País: Lista o cadastro dos países
Natureza da Operação: Cadastro do código utilizado no Brasil para classificar legalmente os itens da Nota Fiscal, em relação ao tipo de operação que está sendo realizada (origem, destino e uso das mercadorias)
Menu - Cadastro¶
Pessoa: Efetua o cadastro de pessoas com natureza física, jurídica e autônoma. Permite também a consulta das pessoas cadastradas, a impressão apartir da seleção dos campos desejados e ainda a impressão de etiquetas
Mapa de cotação: É um processo de cotação que faz a comparação de entre preço, fornecedor e última compra de uma determinada ordem de compra
Pedido: Permite a edição(alteração), consulta e a impressão dos pedidos de compra cadastrados
Atendimento: (em elaboração)
Menu - Movimento¶
Cotação: Permite realizar uma cotação de preço de mercadorias ou de serviços
Pedido: Permite o lançamento(edição), emissão(impressão), baixa (quitação), estorno de baixa e a consulta dos pedidos de compra
Autorização de requisição: Após o lançamento do pedido, é necessário autorização da requisição.
Acompanhamento de requisição: Permite a consulta e o acompanhamento das requisições.
Menu - Relatório¶
Pedidos: Este relatório disponibiliza a consulta das cotações realizadas por fornecedor, produto, fornecedor e produto e últimos pedidos por produto.
Acompanhamento de pedidos: Listagem de pedidos por fornecedor, local, pedido e produto
Pedidos por vencimento: Listagem de pedidos por data de vencimento
Posição de aprovação dos mapas: Lista ao andamento das aprovações dos mapas de cotação
Autorização Emergencial: Listagem das autorizações emergenciais efetuadas
Menu - Ajuda¶
Usando o Habilis: Acesso ao manual do sistema.
Guia de referência: (em elaboração)
Sobre o sistema(F10): Informações sobre a versão do sistema, local de instalação e histórico de atualizações de versão e logs de execuçãodas atualizações.
Cotação de preço de mercadorias ou de serviços¶
Acesse: Compras/Movimento/Cotação/Cotação de Preços
Insira as seguintes informações:
-
Data de realização do mapa de cotação
-
Local de armazenagem
-
Data para fechamento da cotação.
-
Taxa financeira – para comparação de valores com prazos diferentes (Valor presente)
-
Observação – esta informação será impressa no mapa de coleta de preço.
-
Salvar o mapa clicando sobre o desenho do disquete, no canto superior direito.
-
Na guia Mapa de Cotação, deverá ser informado os itens a serem cotados e suas respectivas quantidades.
OBSERVAÇÃO: Para inserir um fornecedor específico para o produto, este deverá ser informado no cadastro do produto. Caso queira inserir um fornecedor apenas no mapa em edição, clique em Incluir fornecedores. A tela para incluir os fornecedores será exibida. Caso não queira inserir o fornecedor para todos os itens, clicar em Incluir estes fornecedores apenas para os produtos marcados abaixo, e selecionar os produtos no gride conforme a figura abaixo:
Após a inclusão dos produtos, quantidades e seus respectivos fornecedores, devermos emitir a coleta de preço, acessando: Movimento/Cotação/Coleta de preço. Será exibida a tela a seguir, onde deve-se clicar no botão Alterar filtro e informar o número do mapa para emissão da coleta de preço.
Será impresso, para cada fornecedor, a coleta de preço, conforme a segunda figura abaixo:
Este impresso pode ser enviado para o fornecedor via e-mail, clicando com o botão direito do mouse, sobre o nome do fornecedor na guia de Coleta de preço onde aparecerá a seguinte opção: 
Geração do pedido de compra¶
Será exibido a tela com todos os dados eletrônicos do fornecedor:
Após a digitação dos preços informados pelo fornecedor deverá ser emitido a planilha para análise do mapa de coleta de preço. Clicando no link Imprimir planilha, na guia Definição de vencedor, em seguida, clique em Alterar filtro para informar o número do mapa a ser impresso.
Após analisar a planilha gerada, defina o fornecedor vencedor para o item selecionado, repetindo este procedimento para todos os itens da cotação.
Dica: Clicando no botão Histórico, a Consulta das últimas compras do item selecionado será exibida para auxiliar na avaliação.
O próximo passo e liberar o mapa de cotação para autorização de compra, portanto clique no link Liberar para autorização e indicar autorizador. Será exibido a tela a seguir:
Indique o autorizador e selecione o checkbox Enviar e-mail. Insira os dados referente ao remetente para enviar o e-mail para o responsável pela autorização.
Quando receber a confirmação da autorização do mapa, na guia Definição de vencedor, clique no botão Pedido. Será exibida a tela a seguir, contendo o pedido para cada fornecedor vencedor da cotação.
Selecionar o fornecedor e clicar no botão Incluir, exibirá a tela de pedido de compra conforme exemplo abaixo:
Confira os dados da guia Principal, caso o fornecedor tenha um número específico para esta cotação, favor informar no campo Número dado pelo fornecedor. Confira também os dados da guia Financeiro, referente ao vencimento e números de parcelas. Faça todos os ajustes, se necessário. Na guia Classificação, informar a categoria (Natureza da despesa) e qual o centro de custo (Contrato) para o pedido em questão.
Impressão do pedido de compra¶
Para fazer a impressão do pedido de compra, acesse: Compras\Movimento\Pedido\Emissão
Clique no botão Alterar filtro. Informe o Número do Pedido
Será impresso o pedido conforme a figura abaixo:
Autorização de requisição¶
Compras/Movimento/Autorização de requisição
A autorização de requisição, é feita apartir do momento em que o pedido for feito pelas filiais. Na tela acima pode-se pesquisar a requisição através da opção Local que fornecerá todosos detalhes deste pedido que será transformado em um "Mapa de cotação".
Acompanhamento de requisição¶
Compras/Movimento/Acompanhamento de requisição
Opções
Todas as requisições
• Exibirá todas as requisições registradas no sistema para o local selecionado
Requisições não autorizadas
• Exibirá as requisições que ainda não foram autorizadas, ou seja, requisições que não foram gerados mapas de cotação.
Cotação sem preço informado
• Exibirá as requisições que foram gerados mapas de cotação, mas que o processo de coleta de preço ainda não foi iniciado.
Cotação sem pedido
• Exibirá as requisições que os mapas de cotações foram gerados, e o processo de cotação foi
iniciado, mas ainda não gerou pedido de compra para o fornecedor.
Cotação Sem entrega
• Exibirá as requisições que os mapas de cotação foram gerados, e o processo de cotação foi iniciado, foi gerado pedido de compra mas que a nota fiscal de entrada ainda não foi inclusa no sistema.
Autorizar múltiplas de requisições¶
Para autorizar uma ou mais requisições, acesse:
Movimento/Autorização de requisições
Será exibido a tela onde deverá informar o local e clicar no botão Localizar. As requisições pendentes de autorização serão mostradas.
Selecionar a requisição desejada e clique no [+] da coluna Itens para ver os produtos, em seguida, marque o campo Autorizado. Repetir este procedimento para os itens das requisições que deseja autorizar.
No canto inferior esquerdo, marque a opção Gerar um único mapa para as requisições selecionadas, caso necessite de gerar um único mapa de cotação para as requisições selecionadas. Se esta opção não estiver marcada, a rotina irá gera um mapa para cada requisição. Clicar no botão Gerar mapas para concluir o processo.